Vsme digital template per il rendiconto di sostenibilità: come funziona

Tutti i materiali sono distribuiti con licenza MIT, favorendo riuso e integrazione commerciale. Il template Excel si inserisce nell’ecosistema VSME sviluppato da EFRAG, che mira a creare un punto di riferimento comune per lenders, investitori e controparti aziendali nella richiesta di dati ESG alle PMI. L’obiettivo primario è quello di ridurre significativamente i costi di preparazione per le PMI, sostituendo i vari questionari non coordinati con un unico standard digitalizzato.

Vantaggi significativi del VSME Digital Template per le PMI

Il principale punto di forza del VSME Digital Template risiede nella scelta di utilizzare Microsoft Excel come piattaforma di base. Questa decisione strategica offre diversi vantaggi immediati per le PMI:

• familiarità dello strumento: Excel è universalmente conosciuto e utilizzato nelle PMI, eliminando la necessità di investimenti in software specializzati o formazione del personale su nuove piattaforme;
• costi zero: il template è rilasciato gratuitamente sotto licenza MIT open source, permettendo a qualsiasi stakeholder di migliorarlo e integrarlo in soluzioni commerciali; e
• immediatezza d’uso: le PMI possono iniziare immediatamente il reporting senza dover attendere lo sviluppo di soluzioni software dedicate.

Funzionalità avanzate di supporto alla compilazione

Il template dimostra una notevole sofisticatezza tecnica nonostante la semplicità della piattaforma:

• calcoli automatici: il sistema gestisce automaticamente i totali e implementa controlli di validazione e coerenza attraverso formule predefinite;
• menu a tendina e checkbox: semplificano la compilazione delle disclosure semi-narrative, riducendo gli errori di inserimento;
• collegamenti ipertestuali: ogni cella è collegata al paragrafo specifico del testo VSME, fornendo assistenza contestuale immediata;
• codifica colore intelligente: un sistema di colori distingue chiaramente le diverse categorie di datapoint (Modulo base/comprensivo, se applicabile, etc.); e
• sistema di validazione integrato: il template include un indice completo con validazioni per ogni disclosure, mostrando chiaramente lo stato di completamento per il tramite dell’incluso “Validation dashboard” che segnala in tempo reale lo stato di attuazione del report.

Strumenti di supporto specializzati

EFRAG ha integrato nel template diversi strumenti di supporto che dimostrano un’attenzione particolare alle esigenze pratiche delle PMI:

• convertitore di combustibili: facilita la conversione in megawatt ore (MWh) per il reporting del consumo energetico;
• calcolo automatico coordinate GPS: genera automaticamente le coordinate geografiche inserendo l’indirizzo delle sedi;
• flessibilità nelle unità monetarie: supporta tutte le valute secondo lo standard ISO 4217; e
• liste predefinite: include elenchi completi di inquinanti e tipologie di rifiuti basati sulla legislazione UE.

Integrazione digitale e interoperabilità

Il template non è uno strumento isolato ma parte di un ecosistema digitale più ampio che ricomprende altresì:

• conversione XBRL automatica: attraverso il convertitore web gratuito disponibile sul sito EFRAG, il template può essere convertito in formato XBRL standardizzato;
• formato aperto e interoperabile: la tassonomia XBRL garantisce uno scambio dati standardizzato e indipendente dagli strumenti; e
• compatibilità futura: il formato XBRL facilita l’integrazione con database e piattaforme diverse, considerando anche l’API pubblica del converter per integrazione in soluzioni terze.

Limiti del VSME Digital Template

Nonostante i vantaggi evidenti, la scelta di Excel comporta limitazioni tecniche significative che impattano l’esperienza utente, tra le quali si possono annoverare:

• impossibilità di menu a scelta multipla: Excel non supporta nativamente dropdown a scelta multipla, costringendo l’uso di checkbox multipli che rappresentano soluzioni non ideali;
• vulnerabilità del template: la possibilità di modificare il template Excel aumenta il rischio di corruzione del file ed errori durante la conversione XBRL;
• dipendenza da software proprietario: nonostante Excel utilizzi un formato ISO standardizzato, rimane una dipendenza da soluzioni software proprietarie USA; e
• personalizzazione grafica: assenza di personalizzazione grafica del file Inline XBRL generato dal converter.

Il nodo del contenuto narrativo

La limitazione più significativa del VSME Digital Template emerge chiaramente nell’ambito delle disclosure narrative. Il template, essendo progettato per l’inserimento di dati strutturati, presenta evidenti carenze nella gestione dei contenuti testuali:

• spazio limitato per le narrazioni: le celle Excel non sono ottimali per la scrittura di testi articolati, descrizioni di politiche aziendali, o spiegazioni dettagliate delle iniziative di sostenibilità. Le PMI si trovano così costrette a condensare informazioni complesse in spazi ristretti, limitando la qualità e la completezza della comunicazione;
• mancanza di strumenti di editing: Excel non offre funzionalità avanzate di formattazione del testo, controllo ortografico multilingue, o strumenti collaborativi per la redazione di contenuti narrativi. Questo rappresenta un problema particolare per le disclosure che richiedono descrizioni qualitative approfondite; e
• aggregazione forzata delle disclosure: il template, per semplicità, aggrega alcune disclosure che nel VSME standard dovrebbero essere separate. Ad esempio, le descrizioni di politiche, pratiche e iniziative future sono consolidate in un’unica cella testuale, limitando la granularità dell’informazione.

I problemi operativi

Tra le limitazioni operative e di supporto, dunque a livello di gestione pratica del VSME Digital Template, possiamo considerare quanto segue:

• reporting monoperiodo: il template supporta solo un periodo di reporting, rendendolo inadatto per anni successivi al primo che richiedono informazioni comparative;
• assenza di supporto tecnico: EFRAG non fornisce supporto agli utenti finali, lasciando le PMI senza assistenza tecnica diretta, infatti il software è fornito “as is”, senza garanzie né hotline; e
• mancanza di calcolatori GHG: il template non include calcolatori per le emissioni di gas serra, strumento spesso richiesto dalle PMI durante le consultazioni.

Rischi di accessibilità e usabilità

Come per molti altri programmi informatici complessi, l’utilizzo del VSME Digital Template su base Excel comporta che vi siano:

• barriere per utenti con disabilità: nonostante gli sforzi per seguire le best practice di accessibilità di Microsoft, un file Excel presenta limitazioni intrinseche per l’accessibilità;
• complessità nascosta: il template contiene numerose formule e validazioni che, pur essendo utili, aumentano la complessità generale e possono intimidire utenti meno esperti.

Vi è tuttavia da considerare che Excel è correntemente utilizzato da qualsivoglia PMI e che, anche le più piccole, ne hanno conoscenza e hanno internamente una capacità e un’esperienza, piccola o grande che sia, per comprendere e superare in tutto o in parte le criticità qui esposte al punto 2.

Evoluzione del VSME Digital Template

EFRAG ha delineato un percorso di sviluppo che potrebbe affrontare alcune delle limitazioni attuali e, in particolare, ha previsto:

• supporto multilingue: si è in attesa della traduzione del template in altre lingue europee;
• miglioramenti della tassonomia XBRL: implementazione di regole di validazione più robuste;
• supporto per estensioni: sviluppo di linee guida per l’aggiunta di requisiti specifici per banche o giurisdizioni;
• firme digitali: integrazione di funzionalità per l’identificazione e l’autenticazione delle entità tramite firme elettroniche.
• aggiornamento: aggiornamento a seguito della Raccomandazione della Commissione UE sul VSME, già previsto da EFRAG.

Potenziale della blockchain a supporto del VSME

Nonostante l’attuale VSME Digital Template non integri registri distribuiti – Efrag non fa alcun riferimento alla blockchain né nell’Explanatory Note né nei materiali XBRL – le future soluzioni commerciali potrebbero potenziarlo notevolmente grazie a questa tecnologia per almeno i seguenti motivi. Infatti, la prossima ondata di soluzioni digitali potrebbe sfruttare registri distribuiti come la blockchain per rafforzare la conservazione, integrità, trasparenza, controllabilità, immodificabilità e resilienza dei dati VSME:

• conservazione & integrità: ogni filing è notarizzato on-chain, impedendo alterazioni post-pubblicazione. Con la Sigillatura dei datapoint: l’hash di ogni sezione Inline XBRL può essere ancorato on-chain, fornendo timestamping e prova di non alterazione;
• accesso selettivo: identità decentralizzate permettono alle PMI di concedere visibilità granulare (es. solo banche) ai propri dataset;
• trasparenza verificabile: l’hash del report è pubblico e tracciabile, facilitando l’audit di terze parti;
• resilienza: l’architettura distribuita elimina il single-point-of-failure tipico dei server tradizionali;
• assurance automatizzata: smart contract possono validare coerenza e completezza dei datapoint prima di scrivere l’hash sul ledger. Infatti con la funzione Audit trail automatizzato gli smart contract registrano le versioni del report, offrendo a revisori e controparti un tracciamento immutabile delle modifiche;
• interoperabilità XBRL-first: l’hash blockchain può essere incluso come metadato nel filing Inline XBRL, senza modificare la tassonomia. In tale senso, proof-of-concept come quello di Reportix mostrano che i tag XBRL possono essere consumati da smart contract per verifiche in tempo reale.

Analisi di settore sulla blockchain confermano i benefici per trasparenza e controllabilità lungo la supply-chain. In sintesi, un “second layer” blockchain può trasformare il VSME da strumento di compilazione a infrastruttura probatoria di riferimento per tutto l’ecosistema PMI.

Allo stato attuale l’EFRAG non ha preso alcuna posizione sull’implementazione della blockchain: né il comunicato di rilascio né l’Explanatory Note del 27 maggio 2025 menzionano la blockchain o piani di integrazione con DLT. EFRAG ha tuttavia già esplorato la tecnologia blockchain in passato con il progetto di ricerca su crypto-assets.

Tuttavia vi sono analisti che suggeriscono che la combinazione XBRL + blockchain possa offrire una “golden source” verificabile di dati ESG, riducendo il rischio di greenwashing e aumentando la fiducia degli investitori. Già attualmente provider di compliance-as-a-service possono sperimentare “bridge” che, dopo la validazione XBRL, ancorano l’hash del file su blockchain pubbliche a basso consumo (Polygon, Algorand) o permissioned (Hyperledger Fabric), trasformando il VSME in un dataset audit-ready by design.

Raccomandazioni per le PMI

Tra le varie raccomandazioni che è possibile fare alle PMI per l’implementazione e l’utilizzo del VSME Digital Template, le principali sono:

• approccio graduale: le PMI dovrebbero considerare il template come punto di partenza piuttosto che soluzione definitiva, pianificando una transizione verso strumenti più sofisticati man mano che maturano le loro competenze in sustainability reporting;
• investimento in competenze narrative: data la limitazione nella gestione dei contenuti testuali, le PMI dovrebbero investire nella formazione del personale per la redazione efficace di contenuti di sostenibilità, possibilmente preparando i testi narrativi in strumenti dedicati prima del trasferimento nel template; e
• collaborazione con provider commerciali: il carattere open source del template apre opportunità per collaborazioni con fornitori di software che potrebbero sviluppare soluzioni più complete basate sulla tassonomia XBRL di EFRAG.

L’importanza del VSME Digital Template

Il VSME Digital Template rappresenta un’iniziativa meritoria e necessaria per democratizzare l’accesso al reporting di sostenibilità per le PMI europee. La scelta di utilizzare Excel, pur presentando limitazioni evidenti, appare strategicamente sensata per garantire adozione immediata e costi zero.

Tuttavia, le limitazioni strutturali – in particolare nella gestione dei contenuti narrativi – suggeriscono che questo strumento debba essere considerato come una soluzione di transizione piuttosto che definitiva. Le PMI più ambiziose dovranno probabilmente integrare il template con strumenti aggiuntivi per la redazione dei contenuti qualitativi o attendere lo sviluppo di soluzioni commerciali più complete basate sulla tassonomia XBRL di EFRAG.

Il vero valore del progetto risiede forse meno nel template Excel in sé, quanto nella creazione di uno standard aperto e interoperabile che potrà fungere da base per lo sviluppo di un ecosistema di strumenti più sofisticati e user-friendly. Infatti, come evidenziato da XBRL International e da vari commentatori, il vero impatto del progetto sarà la capacità di “innescare” un mercato di soluzioni più evolute: il template Excel funge da proof-of-concept e da benchmark gratuito per vendor e sviluppatori.

In questa prospettiva, l’iniziativa Efrag rappresenta un investimento strategico nel futuro del reporting di sostenibilità per le PMI, ponendo le basi per una digitalizzazione più ampia e accessibile del settore per valorizzare la sostenibilità.