iniziative e strumenti del Garante per aziende e PA

La compliance privacy come valore strategico

Eppure, molto spesso, la percezione dominante continua a essere quella di un complicato insieme di regole difficili da rispettare, con il timore costante di sanzioni elevate imposte da autorità dispotiche. Il problema, a mio avviso, nasce da un errore di comunicazione e di linguaggio che noi consulenti, per primi, abbiamo contribuito ad alimentare. Troppo spesso si è preferito, infatti, evocare scenari apocalittici, facendo leva sulla paura della sanzione invece che costruire una narrazione positiva, basata sui reali vantaggi competitivi e reputazionali che un percorso di adeguamento normativo ben strutturato permette.

Percezione e ostacoli culturali nella compliance privacy

Per rimanere in tema, pochi giorni fa, partecipando a un evento dedicato al ruolo strategico delle intelligenze artificiali nello sviluppo delle imprese, questa dinamica mi è apparsa ancora più chiara.

Mentre dal palco si celebravano le straordinarie potenzialità offerte dall’AI, le questioni di conformità venivano appena sfiorate, come un dettaglio secondario. Paradossalmente, però, è stato proprio durante il Q&A finale che la compliance è diventata centrale, con alcuni imprenditori che manifestavano apertamente frustrazione e preoccupazione.

Si lamentavano della presunta «eccessiva pressione regolatoria dell’Unione Europea», dei costi e delle difficoltà legate al rispetto delle norme, e soprattutto dello spauracchio delle pesanti sanzioni del Garante Privacy, percepite come veri e propri ostacoli alla crescita, all’innovazione e alla competitività (soprattutto sul piano internazionale).

Il nuovo approccio del Garante alla compliance privacy

Come rispondere allora, in maniera efficace, a questa percezione così diffusa?

Ad avviso di chi scrive, il modo migliore per superare certi stereotipi è quello di rilanciare una nuova cultura della compliance, partendo da una comunicazione chiara, autorevole e fondata su informazioni accurate e facilmente comprensibili.

In questa direzione, l’Autorità Garante per la protezione dei dati personali sta svolgendo un lavoro di grande valore, che vale davvero la pena approfondire insieme.

Il Garante italiano, infatti, al di là della sua instancabile attività di custode del Regolamento, si sta sempre più cucendo addosso il ruolo di “facilitatore” che accompagna le imprese, le PMI e le pubbliche amministrazioni a costruire concretamente una compliance efficace, sostenibile e pienamente integrata nella quotidianità operativa.

Lo sta facendo attraverso un insieme di iniziative ampie e diversificate, frutto di una visione strategica e di ampio respiro, coerente, pragmatica e sistemica. Un approccio di “accountability assistita” che prevede supporto operativo, formazione capillare sul territorio e strumenti digitali al passo con i tempi.

Il podcast come strumento di divulgazione normativa

Ed è proprio su questi tre fronti che vorrei soffermarmi adesso, raccontando uno a uno gli strumenti concreti e i canali promossi dal Garante a supporto di imprese e pubbliche amministrazioni ma anche di professionisti, genitori, cittadini.

Il 2025 ha visto nascere i primi episodi del Podcast “A proposito di privacy”, un format lanciato dal Garante che ha portato un vero cambio di paradigma nella comunicazione istituzionale. Uno strumento che si affianca a quelli tradizionali (i comunicati tecnici, le newsletter e le rassegne stampa), capace di parlare a imprenditori, consulenti, avvocati, responsabili IT, ma anche a chi semplicemente usa servizi online e vuole comprenderne i rischi e i diritti.

Brevi episodi (circa 30 minuti) con esempi concreti e di attualità: accessi illeciti a banche dati, rischi per i minori online, cyber sicurezza. Ogni episodio del podcast include un trailer, una sinossi e link a schede e modelli operativi. È un modo efficace per far diventare la normativa un contenuto “di vita”, non un adempimento astratto.

L’ascolto è attivabile subito: si trovano gli episodi sul sito istituzionale del Garante, su Spotify, su Apple Podcasts e sul canale YouTube dell’Autorità. Una volta completato, si possono facilmente scaricare template e linee guida appena menzionate, facilitando la traduzione dell’informazione in azione aziendale.

Privacy Tour: quando la formazione arriva nelle piazze

Se il podcast offre informazione da remoto, il Privacy Tour ha risposto invece all’esigenza di portare fisicamente la cultura della compliance direttamente sul territorio, attraverso una formula itinerante originale ed efficace.

Un autobus brandizzato del Garante, infatti, per alcuni mesi ha toccato piazze, stazioni, scuole e atenei (principalmente nel centro-sud) trasformandoli in aule temporanee all’interno delle quali funzionari del Garante, esperti, accademici e partner locali hanno dialogato con il territorio su temi di interesse (es. AI, cybersecurity, gestione dei dati sanitari, gestione dei cookie e marketing), raccontando casi reali, fornendo risposte e assistenza.

Alle tappe del Tour si sono affiancati workshop riservati alle PMI del territorio: sessioni brevi in presenza in cui si è parlato di come scegliere un consulente esterno, quali clausole inserire nel contratto di servizio e si è, inoltre, simulata la compilazione di documenti fondamentali come il registro delle attività di trattamento o la valutazione d’impatto (DPIA) condividendo template e modelli applicativi da riutilizzare successivamente.

All’interno di questo progetto, di grande rilevanza simbolica, la prima seduta plenaria fuori sede del Collegio dell’Autorità ha ribadito come la protezione dei dati si costruisce dove si generano i dati, non soltanto nei palazzi istituzionali.

Strumenti digitali per la compliance privacy: l’assistente virtuale Olivia

L’impegno verso il supporto concreto alle piccole realtà prosegue online con ARC II, progetto cofinanziato dalla Commissione UE che ha visto la presentazione di Olivia: un assistente virtuale per la conformità GDPR. Uno strumento aperto e facile da usare, liberamente accessibile a tutti gli utenti interessati che unisce informazioni e formazione sul quadro normativo esistente in materia di Data protection e attraverso un motore di document-automation aiuta gli utenti a generare informative, checklist di accountability, lettere d’incarico e nomine.

La filosofia alla base di Olivia è quella del “self-service guidato”: un percorso operativo in cui l’utente, dopo la registrazione (gratuita), risponde a poche domande, accede a moduli di formazione brevi, risponde a domande specifiche sulla propria realtà, scarica documenti (informative, registri, lettere d’incarico, DPIA preliminari), e segue e-learning strutturati con quiz. Gli output (in formato aperto) sono immediatamente utilizzabili e archiviabili, con un cruscotto personale che monitora avanzamento e scadenze e segnala eventuali lacune.

Tool e piattaforme europee di autovalutazione

In pratica, la formazione si intreccia con la generazione dei documenti, riducendo al minimo lo scarto fra teoria e operazione.

Olivia è un servizio “all-in-one” molto potente: didattica, generazione modulistica, autovalutazione e report, tutto dentro un’interfaccia semplice.

Il Tool SMEDATA – consapevolezza a portata di click

Accanto all’assistente virtuale non possiamo non citare il progetto SMEDATA, da cui nasce un ulteriore tool di autovalutazione ( https://smedata.eu/self_asses/en/index.html ) pensato espressamente per le PMI. Il questionario (disponibile in inglese) calcola il “grado di maturità GDPR” e suggerisce un piano di azione realistico nel tempo, tarato sulle dimensioni e capacità dell’impresa. Lavora secondo un modello tempo-risorse, utile per evitare esitazioni o sprechi di energie. Il fatto che la Commissione europea lo promuova sul portale EDPB come «risorsa pratica per le piccole imprese» sottolinea la bontà metodologica dell’approccio.

Gestione operativa delle violazioni di dati personali

E a proposito di self assessment non possiamo non citare il questionario di “Autovalutazione per individuare le azioni da intraprendere a seguito di una violazione dei dati personali”. Disponibile sulla piattaforma tematica dell’autorità aiuta il Titolare a compiere tutte le azioni preliminari alla notifica all’Autorità necessarie per valutare la gravità di una violazione di dati personali. Il questionario guida riga per riga il titolare fornendo a supporto contenuti e linee guida sulla materia. È un supporto tecnico pregiato di fronte alla complessità della normativa.

Software PIA (DPIA) open source – compatibilità europea

Anche in materia di valutazione d’impatto l’Autorità italiana non ha lasciato da sole le PMI e le pubbliche amministrazioni. Nel caso di specie, il Garante ha optato di non costruire qualcosa di nuovo ma, nella logica del riuso, di fornire il supporto operativo per la traduzione in lingua italiana del Tool “PIA” sviluppato dalla CNIL (Autorità Francese). Il software consente di descrivere la natura, l’oggetto, il contesto e le finalità del trattamento, associare misure tecniche e organizzative, calcolare il rischio residuo e generare report indirizzabili al registro dei trattamenti.

Guide e manuali per una compliance privacy diffusa

Fin dall’entrata in vigore del Regolamento (UE) 679/2016, il Garante italiano ha compiuto sforzi considerevoli per rendere la conformità normativa un obiettivo accessibile, migliorare la consapevolezza diffusa e sensibilizzare tutti gli attori coinvolti nella gestione dei dati. Tra le numerose iniziative promosse, merita particolare attenzione il progetto T4DATA (“Training For Data”), un percorso articolato che ha visto una serie di attività formative destinate ai formatori e molteplici appuntamenti gratuiti dedicati ai Responsabili della Protezione dei Dati (DPO) che operano presso enti pubblici.

Questo progetto ha permesso di realizzare seminari itineranti nelle principali città italiane, webinar di approfondimento tenuti da esperti giuristi, funzionari e dirigenti del Garante, e la pubblicazione di un manuale operativo particolarmente apprezzato per il suo approccio concreto e immediatamente applicabile. Una risorsa di grande utilità per chi lavora negli uffici, perché costruita secondo un linguaggio pratico, operativo e non accademico, in grado di risolvere rapidamente i dubbi quotidiani di chi si occupa di compliance.

Infine, il Garante ha predisposto una ricca offerta di mini-guide tematiche rivolte a settori specifici: dalla scuola digitale alla videosorveglianza, dalla sanità alla gestione dei cookie sui siti web. Ognuna di queste mini-guide è pensata come uno strumento agile e immediato, strutturato attraverso infografiche chiare, esempi pratici, FAQ semplici e modelli pronti all’uso.

La filosofia alla base è chiara e coerente: la compliance privacy deve essere intuitiva e facilmente applicabile nella quotidianità, senza richiedere uno sforzo interpretativo eccessivo. Non si tratta di una materia da “studiare” ma di strumenti pratici da utilizzare subito, capaci di rendere la protezione dei dati un gesto naturale, integrato nei processi operativi delle imprese e delle pubbliche amministrazioni.

Dal timore della sanzione alla cultura della fiducia

A una prima impressione, tutte queste iniziative potrebbero sembrare dispersive o scollegate fra loro, ma rappresentano in realtà tasselli di una precisa visione strategica del Garante italiano: portare la compliance fuori dalle stanze dei consulenti e dentro la vita reale di enti e imprese, sviluppando competenze operative effettive, misurabili attraverso strumenti concreti e accompagnate da una formazione continua e diffusa.

Podcast, autobus itineranti, assistenti digitali e manuali operativi compongono insieme un ecosistema integrato, un vero trampolino di lancio verso una compliance intelligente, modulare e alla portata di tutti. Così facendo, ciò che fino a ieri era percepito come una fastidiosa insidia burocratica, oggi—anche grazie al significativo lavoro svolto dall’Autorità—può finalmente diventare un percorso di crescita collettiva, un’occasione di trasparenza e fiducia reciproca.

Quella che abbiamo definito “accountability assistita” non è più un concetto astratto: ora passa da strumenti agili, intuitivi e perfettamente calibrati sulle reali capacità organizzative, immediatamente spendibili da ogni operatore. La privacy diventa così parte della quotidianità aziendale, trasformandosi da ostacolo burocratico in una leva di vantaggio competitivo, in un dialogo virtuoso tra istituzioni e territorio.

Ripensando all’evento a cui ho partecipato pochi giorni fa, e alle preoccupazioni espresse dagli imprenditori riguardo al peso delle regole europee e al rischio delle sanzioni, diventa evidente che l’approccio intrapreso dal Garante è quello giusto: investire nella fiducia, nella chiarezza e nella concretezza. Con i suoi strumenti accessibili, facili da usare e concepiti per ogni realtà, dalla bottega artigiana al grande provider cloud, il Garante sta trasformando la protezione dei dati personali in un vero servizio pubblico diffuso.

Adottare questi strumenti oggi significa non solo ridurre significativamente i rischi di esposizione a sanzioni e incidenti, ma soprattutto costruire un vero vantaggio competitivo nel grande mercato europeo dei dati. Significa, in definitiva, comprendere che la privacy, prima che un obbligo, è un’opportunità da cogliere subito, con coraggio e intelligenza.